Een directiesecretaresse is een professionele medewerker die gespecialiseerd is in het ondersteunen van de directie of het management van een organisatie. Deze rol vereist vaardigheden op het gebied van organisatie, communicatie en administratie. De directiesecretaresse fungeert als de rechterhand van de directeur of het managementteam en speelt een cruciale rol bij het coördineren van verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Taken en verantwoordelijkheden van een directiesecretaresse

Enkele taken en verantwoordelijkheden van een directiesecretaresse kunnen zijn:

1. Agendabeheer: Beheren van de agenda van de directeur of het managementteam, het plannen van vergaderingen en afspraken.
2. Correspondentie: Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, zoals e-mails, brieven en telefoongesprekken.
3. Organisatie van vergaderingen: Voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda’s, notulen maken en het coördineren van de logistiek.
4. Reizen regelen: Het regelen van reisplannen en accommodaties voor directieleden.
5. Documentbeheer: Organiseren en beheren van documenten, archieven en andere administratieve taken.
6. Vertrouwelijkheid: Omgaan met gevoelige informatie met uiterste vertrouwelijkheid en discretie.
7. Communicatie: Fungeren als schakel tussen de directie en andere medewerkers binnen de organisatie, evenals externe contacten.

Om een goede directiesecretaresse te zijn, zijn uitstekende organisatorische vaardigheden, communicatievaardigheden en een proactieve houding essentieel. Een directiesecretaresse speelt een belangrijke rol bij het zorgen voor een soepele werking van het kantoor en het ondersteunen van het leiderschapsteam.

Welke opleiding heb je nodig?

Er is geen specifieke opleiding vereist om directiesecretaresse te worden, maar veel mensen die deze rol vervullen, hebben een opleiding gevolgd op het gebied van secretariële dienstverlening, office management, administratie of een gerelateerd vakgebied. Hier zijn enkele mogelijke opleidingen die relevant kunnen zijn:

1. MBO-opleiding Secretaresse: Veel directiesecretaresses hebben een MBO-opleiding gevolgd in de richting van Secretaresse. Deze opleidingen richten zich op vaardigheden zoals tekstverwerking, communicatie, agendabeheer en organisatorische taken.
2. MBO-opleiding Managementassistent: Een opleiding tot managementassistent omvat vaak bredere taken, inclusief het ondersteunen van het management en kan daardoor geschikt zijn voor directiesecretariële functies.
3. HBO-opleiding Office Management: Voor mensen die op een meer gevorderd niveau willen werken, kan een HBO-opleiding in Office Management geschikt zijn. Deze opleiding biedt een breder begrip van managementondersteuning en bedrijfsprocessen.
4. HBO-opleiding Secretariële en Managementsupport: Sommige hogescholen bieden specifieke opleidingen aan die zich richten op secretariële en managementondersteunende taken.

Belangrijk is dat naast formele opleidingen, praktische ervaring en persoonlijke vaardigheden zoals communicatie, organisatievermogen en discretie van groot belang zijn voor succes in deze rol. Het kunnen werken met kantoorsoftware, zoals tekstverwerkingsprogramma’s en agendabeheertools, is ook essentieel.

Daarnaast kan het voordelig zijn om aanvullende trainingen en cursussen te volgen om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in het vakgebied en om specifieke vaardigheden aan te scherpen. Het is ook niet ongebruikelijk dat directiesecretaresses tijdens hun loopbaan bijscholing volgen om hun kennis en vaardigheden te blijven ontwikkelen.